Politique de confidentialité de Académie Horizon Scolaire

1. Introduction et informations sur l’entreprise

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les personnes concernées sur la manière dont Académie Horizon Scolaire collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de son activité d’établissement scolaire.

Responsable de traitement : Académie Horizon Scolaire

Adresse : 12 Rue de la République, 75002 Paris, France

Adresse e-mail : [email protected]

Téléphone : +33 1 42 68 39 75

La présente politique est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés modifiée.

2. Collecte et traitement des données

Dans le cadre de ses activités, Académie Horizon Scolaire peut être amenée à collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• Données d’identification : nom, prénom, date de naissance, sexe, photographie d’identité le cas échéant.
• Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données relatives à la scolarité : niveau scolaire, classe, résultats, absences, retards, bulletins, appréciations, dossiers d’inscription et de suivi pédagogique.
• Données relatives aux responsables légaux : identité, coordonnées, lien de parenté, informations nécessaires à la gestion administrative et scolaire.
• Données de santé strictement nécessaires : allergies, PAI, informations médicales communiquées par les responsables légaux ou les autorités compétentes, uniquement lorsque cela est requis pour la sécurité et l’accueil de l’élève.
• Données techniques : adresse IP, journaux de connexion, identifiants de compte, traces de navigation sur les outils numériques de l’établissement, le cas échéant.
• Données de communication : échanges par e-mail, formulaires de contact, demandes d’information, correspondances avec l’établissement.

Les données sont collectées directement auprès des élèves majeurs, des parents ou représentants légaux, ou indirectement auprès d’organismes autorisés lorsque la loi le permet.

3. Finalités du traitement des données

Les données personnelles sont traitées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, notamment :

• la gestion des inscriptions, réinscriptions et dossiers administratifs ;
• l’organisation et le suivi de la scolarité, de l’assiduité et de la vie scolaire ;
• la communication avec les élèves, parents ou représentants légaux ;
• la gestion des examens, évaluations et activités pédagogiques ;
• la facturation, le recouvrement et la gestion comptable ;
• la gestion de la sécurité des personnes et des biens au sein de l’établissement ;
• le respect des obligations légales et réglementaires applicables à un établissement scolaire ;
• l’amélioration des services, des outils numériques et de l’organisation interne ;
• la gestion des demandes, réclamations et contentieux éventuels.

4. Base légale du traitement

Selon les cas, les traitements mis en œuvre par Académie Horizon Scolaire reposent sur l’une des bases légales suivantes :

• L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour l’inscription et le suivi scolaire ;
• Le respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable, administrative, de sécurité ou de conservation de documents ;
• L’intérêt légitime de l’établissement, par exemple pour assurer la sécurité, prévenir la fraude, gérer les relations avec les familles ou améliorer ses services, dans le respect des droits et libertés des personnes concernées ;
• Le consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains traitements facultatifs, communications spécifiques ou usages particuliers de données sensibles ;
• La sauvegarde des intérêts vitaux dans des situations exceptionnelles liées à la sécurité ou à l’urgence.

5. Communication des données et tiers

Les données personnelles peuvent être communiquées, dans la limite nécessaire à leurs missions, aux catégories de destinataires suivantes :

• le personnel habilité de Académie Horizon Scolaire ;
• les enseignants, personnels administratifs et de direction ;
• les parents ou représentants légaux, selon les droits et responsabilités applicables ;
• les prestataires techniques et sous-traitants intervenant pour l’hébergement, la maintenance informatique, la messagerie, la gestion des outils pédagogiques ou la comptabilité ;
• les organismes publics, autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’exige ;
• les assureurs, conseils juridiques, commissaires aux comptes ou prestataires de recouvrement, lorsque cela est nécessaire et autorisé.

Académie Horizon Scolaire veille à ce que ses sous-traitants présentent des garanties suffisantes en matière de protection des données et n’agissent que sur instruction documentée de l’établissement.

6. Transfert des données vers des pays tiers

En principe, les données personnelles sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne. Si, dans certains cas, un transfert vers un pays situé hors de l’Espace économique européen devait intervenir, Académie Horizon Scolaire s’assurera qu’il est encadré par des garanties appropriées au sens du RGPD, telles que :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
• toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation applicable.

7. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation.

• Dossiers d’inscription et de scolarité : conservés pendant la durée de la scolarité puis archivés selon les délais légaux applicables.
• Données de facturation et comptables : conservées pendant la durée imposée par la réglementation fiscale et comptable.
• Correspondances et demandes d’information : conservées pendant une durée proportionnée au traitement de la demande et au suivi de la relation.
• Données de sécurité et journaux techniques : conservés pour une durée limitée, adaptée aux besoins de sécurité et de traçabilité.
• Données fondées sur le consentement : conservées jusqu’au retrait du consentement ou jusqu’à la fin de la finalité concernée, selon le cas.

À l’issue des durées applicables, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsque la loi l’exige.

8. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants sur ses données personnelles :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données sont traitées et en recevoir une copie ;
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l’effacement : demander la suppression de certaines données, dans les limites prévues par la loi ;
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d’un traitement dans certains cas ;
• Droit à la portabilité : recevoir les données fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque ce droit est applicable ;
• Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime, sous réserve de motifs légitimes impérieux ;
• Droit de définir des directives post-mortem concernant le sort de ses données après son décès, conformément au droit français.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter Académie Horizon Scolaire aux coordonnées indiquées ci-dessous. Une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

9. Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

Le retrait du consentement peut toutefois entraîner l’impossibilité de fournir certains services ou fonctionnalités facultatifs. Le cas échéant, Académie Horizon Scolaire en informera la personne concernée.

10. Droit d’introduire une réclamation

Si une personne estime que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données personnelles n’est pas conforme à la réglementation, elle dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
3 Place de Fontenoy - TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
Site web : www.cnil.fr

11. Sécurité des données

Académie Horizon Scolaire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, notamment :

• contrôle des accès aux locaux, systèmes et dossiers ;
• gestion des habilitations et authentification des utilisateurs ;
• chiffrement ou protection des données lorsque cela est approprié ;
• sauvegardes régulières et dispositifs de continuité d’activité ;
• sensibilisation du personnel à la confidentialité et à la protection des données ;
• surveillance des incidents de sécurité et procédures de réponse aux violations de données.

Malgré ces mesures, aucun système n’étant totalement invulnérable, Académie Horizon Scolaire ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, les notifications prévues par la réglementation seront effectuées.

12. Coordonnées de contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter :

Académie Horizon Scolaire
12 Rue de la République, 75002 Paris, France
E-mail : [email protected]
Téléphone : +33 1 42 68 39 75

13. Modifications de la politique de confidentialité

Académie Horizon Scolaire se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles.

En cas de modification substantielle, les personnes concernées seront informées par tout moyen approprié. La version en vigueur est celle publiée ou communiquée à la date de consultation.